THJAPAN株式会社

平野です。

建設業を営んでいると、5年ごとの建設業許可更新や、毎年の決算変更届が必要になります。

私も今回、兵庫県知事許可の更新時期を迎えました。しかし、行政書士へ依頼すると費用がかかります。そこで、AIの「Codex」を使いながら、自分で書類を作成してみることにしました。

結論からいうと、会社の資料がそろっており、自分で内容を確認しながら進められる方であれば、Codexを補助役として使うことで、かなりの部分を自分で準備できます。

ただし、AIが申請を代行してくれるわけではありません。最終的な内容の確認、証明書の取得、窓口への提出や修正対応は自分で行う必要があります。

目次

最初に準備した資料

Codexに正確な書類を作ってもらうには、まず会社の情報と証拠資料を整理する必要があります。

私が準備した主な資料は、次のとおりです。

  • 現在の建設業許可通知書
  • 履歴事項全部証明書
  • 会社の決算書
  • 法人事業税の納税証明書
  • 過去の請求書や売上一覧
  • 健康保険・厚生年金の資料
  • 雇用保険・労働保険関係の資料
  • 営業所の写真
  • 固定資産税通知書
  • 代表者の住所、生年月日、役職、経歴
  • 従業員数や担当業務の情報

AIには推測で金額や経歴を作らせず、請求書、決算書、証明書など、根拠になる資料を渡すことが重要です。

Codexで作成・確認した書類

今回、Codexと相談しながら、次のような書類を整理しました。

  • 建設業許可更新申請書
  • 営業所一覧表
  • 役員等の一覧表
  • 使用人数
  • 工事経歴書
  • 直前3年の工事施工金額
  • 常勤役員等に関する証明書
  • 代表者の住所・生年月日に関する調書
  • 営業の沿革
  • 健康保険等の加入状況
  • 主要取引金融機関
  • 決算変更届の表紙
  • 納税証明書が発行されない年度についての理由書

過去の請求書や会計データを読み取らせ、年度ごとに大きな工事を整理する作業にも活用しました。

会社名、住所、許可番号、生年月日など、複数の書類へ繰り返し記載する情報をそろえる作業は、AIが特に得意な部分だと感じました。

決算変更届5年分を実際に提出

私の場合、過去5年分の決算変更届が必要でした。

税理士が作成した財務諸表に加えて、工事経歴書、直前3年の工事施工金額、使用人数、事業報告書などを整理しました。

最初に土木事務所へ持参した際には、表紙や綴じ方、添付書類などについて修正の指摘も受けました。その内容をCodexへ伝え、理由書や不足書類を修正して再提出しました。

その結果、決算変更届5年分は無事に受理されました。

ここで感じたのは、AIだけで完結させるのではなく、窓口で確認された内容をAIへ戻し、修正を重ねる進め方が現実的だということです。

Codexを使って便利だったこと

特に便利だったのは、次のような作業です。

  • 必要書類のチェックリスト作成
  • 許可証や証明書の内容確認
  • 請求書から工事情報を抜き出す
  • 年度ごとの書類整理
  • 空欄に記載する内容の確認
  • 提出先や取得先の調査
  • 理由書などの文章作成
  • 書類同士の会社名、住所、人数などの照合

分からない項目を、その場で一つずつ質問できるのも助かりました。

注意が必要だったこと

Excel様式をGoogleスプレッドシートへ変換すると、文字が重なったり、罫線や印刷範囲が崩れたりすることがありました。

行政の原本様式を使う書類は、できるだけ元のExcelファイルを直接編集し、最後にPDFへ変換して、印刷状態を確認する方が安心です。

また、AIの回答が必ず正しいとは限りません。次の点は、必ず自分でも確認する必要があります。

  • 最新の県公式様式を使用しているか
  • 金額が決算書や請求書と一致しているか
  • 税込・税抜の基準が統一されているか
  • 許可番号や許可年月日が正しいか
  • 証明書の有効期限内であるか
  • 提出先ごとの運用に合っているか
  • 印刷したときに文字や枠が崩れていないか

行政書士へ依頼した方がよいケース

すべての会社が自力申請に向いているわけではありません。

次のような場合は、行政書士や担当窓口へ早めに相談した方が安心です。

  • 経営業務の管理責任者の経験を証明できない
  • 営業所技術者の資格や実務経験が複雑
  • 役員、所在地、業種などに多数の変更がある
  • 許可要件を満たしているか判断できない
  • 過去の届出内容と現在の状況が大きく違う
  • 申請期限が迫っている
  • 書類を確認する時間が取れない

行政書士ではない人が、報酬を受けて他人の官公署提出書類を業として作成することは制限されています。この記事は、自社の申請を自分で行った体験の紹介であり、申請代行を勧めるものではありません。

更新申請の期限と費用

兵庫県知事許可の場合、更新申請は許可満了日の3か月前から30日前までに行う必要があります。

更新申請手数料は5万円です。書面申請の場合は、兵庫県収入証紙で納付します。

決算変更届は、原則として事業年度終了後4か月以内に毎年提出します。

兵庫県では、窓口申請のほか、JCIPによる電子申請にも対応しています。制度や様式は変更されることがあるため、申請時には必ず兵庫県の公式ページを確認してください。

兵庫県公式ページ
https://web.pref.hyogo.lg.jp/ks02/28-6kensetsukyoka.html

まとめ

Codexを使えば、建設業許可更新や決算変更届について、必要書類の整理、記載内容の確認、工事経歴書の作成、理由書の文章作成などを効率化できます。

私自身、最初は何をそろえればよいのか分からない状態でしたが、一つずつ資料を確認しながら進め、決算変更届5年分を受理してもらうことができました。

大切なのは、AIへ丸投げすることではありません。

会社の正しい資料を用意し、AIと一緒に書類を作り、印刷内容を確認し、分からない部分は提出先へ問い合わせる。この流れであれば、行政書士へ依頼せず、自社で申請を進められる可能性は十分にあります。

※本記事は私自身の申請経験をもとにした内容です。許可要件や必要書類は会社の状況、申請区分、自治体によって異なります。最終的には管轄行政庁の公式案内をご確認ください。

ブログ